OBJETIVO GENERAL
Instaurar una tramitología a utilizar por parte de la GESTION DE EDUCACION CONTINUADA EN SALUD S.A.S., a efectos de desarrollar el procedimiento de Congelamientos y Devoluciones de todos y cada uno de los cursos, diplomados o capacitaciones ofertados por parte de esta compañía, a toda su apreciada clientela.
Esta política aplica para toda aquella actividad relacionada con el desarrollo del procedimiento de Congelamiento y Devoluciones GESTION DE EDUCACION CONTINUADA EN SALUD S.A.S. Los extremos temporales comprenden desde cuando el estudiante radica la solicitud ante la empresa, y culmina cuando la misma se archiva en los registros corporativos de la empresa.
CONCEPTUALIZACIONES.
Congelamiento: Es la interrupción temporal de un periodo académico durante el transcurso de este, después de haber realizado el pago de la inscripción o valor pagado. La congelación del valor implica dejar sin efecto la inscripción o valor pagado que estuviera cursando el estudiante.
Devolución: Reside en reintegrar al estudiante un porcentaje del precio pagado por concepto de inscripción o valor pagado.
Fuerza Mayor. Se considera motivo de fuerza mayor los siguientes eventos a relacionar subsiguientemente: Motivos graves de salud, física o mental cuya incapacidad supere los treinta (30) días debidamente expedida por la Gestora de Salud o EPS; muerte del estudiante o de un familiar con parentesco hasta segundo grado de afinidad, segundo grado de consanguinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente; traslado del estudiante por motivos laborales debidamente comprobados y finalmente cualquier evento o suceso repentino y demás casos que por sus características excepcionales requieren ser evaluados por el Comité Financiero.
Solicitud de Devoluciones y Congelamientos: Es el requerimiento mediante el cual el estudiante expresa libre y voluntariamente su deseo de congelar y solicitar la devolución de lo cancelado, durante el periodo de formación actual.
DESCRIPCION POR FASES.
FASES DE CONGELAMIENTO Y DEVOLUCIONES.
En ningún momento y bajo ninguna circunstancia el valor de la inscripción será susceptible de reembolso o devolución. Lo anterior, aplica términos y condiciones.
Solicitar aplazamiento o devolución. El interesado debe de diligenciar una solicitud de congelamiento y devolución y radicarlo posteriormente ante la administración de GESCONS S.A.S. Dicho formato debe de venir acompañado de los soportes correspondientes.
Solicitud de Aplazamiento: Si la solicitud está contenida dentro del plazo, será estudiada por el Comité de Congelamientos y Devoluciones, quien emitirá la respuesta a la solicitud. Dicho formato debe de venir acompañado de los soportes correspondientes.
En caso de devoluciones.
– Solicitud de devolución debidamente diligenciada.
– Copia del volante de pago
– Soporte de las causas o motivos de la solicitud.
Para congelamientos:
– Solicitud de devolución debidamente diligenciada.
– Copia del volante de pago.
– Soporte de las causas o motivos de la solicitud.
En eventos de fuerza mayor.
– Solicitud de devolución o Solicitud de congelamientos de periodo académico
– Copia del volante de pago
– Soporte que justifique la causa especial de fuerza mayor.
Convocatoria al Comité Financiero.
GESCONS S.A.S., convocará al comité financiero de conformidad con los tiempos establecidos en el Calendario vigente para proceder al estudio de las devoluciones y congelamientos radicados previamente por los solicitantes.
Estudio de la Solicitud: La comisión efectuara el estudio de las solicitudes, de conformidad con los siguientes lineamientos corporativos:
En caso de devoluciones.
Cuando la solicitud de devolución es voluntaria y sin una causa especial de fuerza mayor, se procede de la siguiente manera:
– Los estudiantes que realicen la solicitud hasta un día hábil antes del inicio de clases se le devolverá hasta el 80% del valor cancelado.
– Los estudiantes que realicen la solicitud a partir de la fecha de inicio de clases no tendrán derecho a la devolución del valor cancelado.
En caso de solicitud de devolución invocando una causal de fuerza mayor.
– Los estudiantes que realicen la solicitud hasta un día hábil antes del inicio de clases se le devolverá hasta el 80% del valor cancelado.
– Si es solicitado una vez iniciada las clases y hasta la finalización de la segunda semana de clases, se devolverá hasta el 70% del valor cancelado.
Fuerza Mayor. Se considera motivo de fuerza mayor los siguientes eventos a relacionar subsiguientemente: Motivos graves de salud, física o mental cuya incapacidad supere los treinta (30) días debidamente expedida por la Gestora de Salud o EPS; muerte del estudiante o de un familiar con parentesco hasta segundo grado de afinidad, segundo grado de consanguinidad, primero civil, cónyuge o compañero permanente; traslado del estudiante por motivos laborales debidamente comprobados y finalmente cualquier evento o suceso repentino y demás casos que por sus características excepcionales requieren ser evaluados por el Comité Financiero.
Cuando la solicitud de devoluciones es debido a causa especial de fuerza mayor y de forma extemporánea, es la administración de GESCONS S.A.S., quien estudia cada caso y determina el porcentaje a conceder por concepto de devolución. En ningún caso se puede aprobar devoluciones de valores de inscripciones congeladas o valores pagados o abonados.
– Los estudiantes tienen derecho a la devolución del 100% del total cancelado, cuando la Institución decida no abrir un curso, diplomado o capacitación.
– Las solicitudes de devolución, en casos de convenios interinstitucionales entre clínicas, IPS, hospitales, Universidades, corporaciones y demás entidades con o sin ánimo de lucro, se regula de acuerdo a lo establecido en los mismos, o en su defecto se aplica lo prescrito en el presente procedimiento.
Una vez aprobada la solicitud, tesorería realiza el trámite de reembolso al estudiante, de acuerdo a los canales establecidos para tal fin.
– Si el titular de la solicitud de congelamiento es el beneficiario del saldo, la devolución es consignada a su cuenta bancaria.
– En caso de que el beneficiario de la transferencia de la devolución no sea el titular, sino un tercero (padres, familiares, acudientes, etc.,) se debe relacionar el número de la cuenta bancaria del tercero, su documento de identidad y el poder que autoriza realizar el depósito del dinero.
– En su defecto, se hará la respectiva devolución por transferencia o giro EFECTY, siempre y cuando así el estudiante lo autorice y haya sido el canal de pago de este.
En relación a Congelamientos.
– El estudiante tiene derecho a solicitar congelamiento por primera vez del valor de su inscripción, siempre que la solicitud se presente dentro de las dos primeras semanas siguientes al inicio de las clases siguiendo el calendario académico.
– Cuando la solicitud de congelamiento es debido a causa especial de fuerza mayor, y de forma extemporánea, es el Comité financiero de GESCON S.A.S., quien estudia cada caso y determina el porcentaje a conceder por concepto de congelamientos.
– En los casos que el estudiante requiera efectuar la congelación para un segundo periodo consecutivo, debe efectuar la solicitud dentro de las dos primeras semanas siguiente al inicio de las clases siguiendo el calendario académico.
– El valor de la inscripción o valor pagado congelado se aplica para el periodo inmediatamente siguiente. En todo caso, la vigencia máxima del congelamiento es de un periodo académico y solo puede ser renovable para el periodo académico inmediatamente posterior. Para efectuar la renovación del congelamiento debe realizarse una nueva solicitud. Es decir, solo se permite la realización de congelamiento a un saldo por dos (2) periodos consecutivos. Una vez finalizada este periodo el estudiante no tendrá derecho a efectuar ningún tipo de reclamación a este centro de educación no formal, por los montos congelados previamente en la segunda congelación.
– El estudiante que opte por congelar el valor de la inscripción o valor pagado no podrá posteriormente solicitar devolución de dinero.
– Todo valor congelado es intransferible.
– El estudiante que realice el proceso de congelamiento renuncia a los descuentos que le hayan sido aplicados para el periodo congelado.
– Sí al momento de hacer uso del valor congelado existe discrepancia en el costo de la inscripción o valor pagado, el estudiante debe cancelar la diferencia.
– En casos que el estudiante requiera efectuar la congelación para un segundo periodo académico consecutivo de forma extemporánea debido a causa especial de fuerza mayor, será el Comité Financiero de GESCONS S.A.S., quien estudiará cada caso.
FINALIZACION DEL PROCESO.
La administración de GESCONS S.A.S., se encarga de remitir la solicitud para ser archivadas en el registro corporativo de esta empresa, para todos los efectos legales o administrativos.
